É um sistema de informação voltado para atender as necessidades documentais de Secretarias de Educação. Apesar de ser focado na parte de documentação também dispõe de módulos de funcionários e estoque, onde o módulo de funcionários é mais independente, em contra partida os módulos de estoque e documentos são intimamente integrados e atuam na questão da automação de criação de documentos, tornando pessível criar documentos importando de forma automática informações sobre fornecedores, e até mesmo seus contratos, minimizando retrabalho aumentando a acurácia da digitação e consequentemente a eficiência em até 80%, em resumo é como se você estivesse carregando a secretaria entro do bolso, e poder fazer cadastros e consultas em qualquer local com internet, tendo apenas um dispositivo móvel em mãos.
Cadastre documentos de forma absurdamente rápida, onde o sistema cuida de toda numeração, datas, valores por exsenso, tipos de docuemtnos. Caso você deseja de algum documento que necessite de informações de fornecedores, o Fichário Eletrônico importará todas as informações dos fornecedores, sem a menor necessidade de digitação dessas informações.
Com essa função você pode ter acesso as principais informações dos seus colaboradores, como nome matrícula, função, local de trabalho etc. Esse módulo também dispõe de licenças como: férias, licença materniade, licença prêmio etc.
Você ainda pode gerar relatórios que filtram todos os funcionários, por função, por local e por regime, tudo de forma organizada e intuitíva.
O sistema de estoque abrange módulos essenciais, como fornecedores, produtos, saídas ,contratos e objetos de contratos, proporcionando uma gestão integrada. O módulo de fornecedores permite o acompanhamento detalhado de parceiros comerciais, enquanto o de produtos organiza informações cruciais sobre o inventário, os contratos garantem controle eficiente nas transações. Com o módulo de saídas de produtos, a rastreabilidade é aprimorada, contribuindo para uma gestão holística e eficaz do estoque.
A duplicidade de números de documentos torna-se mais propensa em equipes numerosas, onde a coordenação eficiente pode ser desafiadora. O Fichário Eletrônico trabalha em tempo real, mesmo que haja muitos funcionários cadastrando documentos os números serão sempre distintos.
Além de consumir tempo e recursos, o retrabalho pode impactar negativamente na eficiência operacional e na qualidade do resultado final. Identificar e abordar as causas subjacentes do retrabalho é essencial para promover processos mais eficazes e evitar a perda de produtividade.
A adoção de padrões claros é essencial para melhorar a comunicação, facilitar a colaboração e assegurar a precisão das informações, para esse problema o sistema tráz uma ferramenta de modelos de documentos o que garante que os documentos tenham o mesmo padrão.
A volatilidade de contratações e demissões de funionários torna desafiador o fato de saber quantos funcionários tem um determinado local, sua função e seu regime de trabalho. Em vista disso o Fichário Eletrônico traz uma solução simples que responde todas essas perguntas logo em seu painel.
O Fichário Eletrônico trabalha de forma descentralizada, onde qualquer colaborador pode criar, alterar, visualizar ou excluir arquivos, portanto, tarefas como correções de documentos podem ser feitas por qualquer funcionário.
O Fichário Eletrônico dispõe de uma poderosa ferramenta de criação de Ordens de Fornecimento, onde são listados os produtos de acordo com Fornecedor e Contrato, você simplesmente informa a quantidade a ser pedida e o sistema irá gerar uma tabela com todos os produtos solicitados.
Manter um estoque atualizado requer uma gestão eficiente das saídas de produtos. Fazer tudo de forma manual pode não ser o melhor método. Com o cadastro das saídas, é possível saber se a quantidade do produto excedeu o contratado, evitando que você solicite um produto fora de estoque.